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Wichtige Informationen zur Umstellung der Kontoabrechnung auf E-Rechnung

Ab dem 01. Januar 2027 stellen wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben unsere Konto- und Darlehensabrechnungen für Firmenkunden auf E-Rechnung um.

Effiziente Rechnungsabwicklung

Vereinfachte und übersichtliche Arbeitsabläufe reduzieren Fehlerquellen.

Medienbruchfreie, schnelle Übermittlung

Mit dem direkten elektronischen Versand statt dem Postweg sparen Sie Zeit und Aufwände.

Mehr Sicherheit

Sie erhalten Unterstützung dabei, die Anforderungen an Revisions- und Rechtskonformität sowie des Datenschutzes zu erfüllen.

Ressourcenschonend

Sie reduzieren nachhaltig den Verbrauch von Büromaterial.

Die Kontoabrechnung wird modern, digital und gesetzeskonform

Wir stellen unsere Abrechnungsbelege ab 2027auf ein neues Format um. Für Nicht-Verbraucher bzw. Firmenkunden erfolgt die Bereitstellung künftig im gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsformat „ZUGFeRD“ als hybrides PDF-Dokument. 

Die Zustellung erfolgt ausschließlich digital über das ePostfach im OnlineBanking. Eine postalische Zusendung oder Ausdruck am Kontoauszugsdrucker sind nicht mehr möglich. Aktivieren Sie das elektronische Postfach deshalb frühzeitig!

 

Sie haben bereits einen Online-Zugang über unsere Homepage? Dann können Sie Ihr ePostfach direkt freischalten. 

Jetzt ePostfach freischalten

Sie haben bisher noch keinen Onlinezugriff auf das Konto, handeln als Einzelperson und besitzen eine girocard? Aktivieren Sie hier Ihr OnlineBanking inklusive ePostfach.

Freischalten

Sie benötigen einen Onlinezugang für Konten eines Unternehmens oder einer Personengemeinschaft? Teilen Sie uns bitte mit, für wen der Onlinezugang eingerichtet werden soll, wir leiten alles weitere in die Wege.

Telefonisch 0961/840

Per Mail info@vr-nopf.de

Allgemeine Informationen zur E-Rechnung

E-Rechnungspflicht: Diese Formate sind erlaubt

Für die elektronische Rechnungsstellung sind insbesondere ZUGFeRD und XRechnung relevant. Entscheidend ist, dass das Rechnungsformat den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format

Es verbindet eine visuelle Darstellung für den Menschen mit maschinenlesbaren Daten für Computer in einer einzigen PDF-Datei. Die PDF-Anzeige zeigt eine ganz normal lesbare Rechnung. Eine im PDF unsichtbar eingebettete XML-Datei können Buchhaltungssysteme und ERP-Software automatisch auslesen und ohne manuelles Abtippen fehlerfrei verarbeiten. In diesem Format werden die Kontoabrechnungen ab 2027 bereitgestellt.

XRechnung ist ein reines XML-Format

Es ist für Buchhaltungssysteme direkt lesbar, als Mensch benötigt man jedoch immer eine Software, um so eine Rechnung lesen zu können. Die Rechnungen zu unseren Kartenterminals werden künftig im XRechnung-Format erstellt. Die Händler erhalten zusätzlich eine normal lesbare Rechnung im PDF-Format, d.h. zwei separate Dateien.

Pflichten bei E-Rechnungen:

Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Das gilt für Konzerne ebenso wie für Freiberufler und Kleinunternehmer. Wer im geschäftlichen Kontext Rechnungen erhält, muss also technisch und organisatorisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen, zu bearbeiten und zu archivieren. Klare Prozesse und passende Software sind dafür Voraussetzung.

Bei der Ausstellung von Rechnungen erfolgt die verpflichtende Umstellung stufenweise. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind besondere Vorgaben zu beachten, die bereits seit etlichen Jahren eingehalten werden müssen.

Beispielhafte Ausnahmen:

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen an Endverbraucher sowie viele steuerfreie Umsätze. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto müssen nicht zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden, ein einheitliches Vorgehen ist jedoch empfehlenswert. Kleinunternehmer müssen zwar E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zur Ausstellung solcher E-Rechnungen ebenfalls ausgenommen.

 

Übersicht zur E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich

Betroffene GruppeZeitpunkt/FristArt der Verpflichtung
Alle B2B-Unternehmen & FreiberuflerSeit 1. Januar 2025Empfangspflicht: Müssen technisch und organisatorisch in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen
Unternehmen (> 800.000 € Vorjahresumsatz)Ab 1. Januar 2027Ausstellungspflicht: Müssen E-Rechnungen für Umsätze im Inland-B2B zwingend erstellen.
Alle übrigen UnternehmenAb 1. Januar 2028Ausstellungspflicht: Flächendeckende Verpflichtung zur E-Rechnungserstellung unabhängig vom Umsatz.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)DauerhaftAusnahme: Von der Ausstellungspflicht befreit (die reine Empfangspflicht gilt jedoch auch für sie).
Sonderfälle (B2C, Ausland, Kleinbeträge bis 250 €)LaufendAusnahme: Keine Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung

Häufige bankspezifische Fragen

Erhalte ich bei Kontoabrechnungen, die unter die Kleinbetragsregelung fallen, keine E-Rechnung?

Zugunsten einheitlicher Abläufe stellen wir Ihnen die Konto- und Darlehensabrechnungen betragsunabhängig als E-Rechnung in Ihrem elektronischen Postfach bereit. Dadurch kann es nicht passieren, dass Sie die Abrechnung in einem Monat per Post und in einem anderen Monat elektronisch erhalten. 

Wie kann mein Steuerberater auf die Abrechnungsdaten zu meinem Konto zugreifen?

Abhängig davon, mit welchem Rechenzentrum oder überwelche Zugänge Ihre Steuerberater arbeitet, stellen wir verschiedene Optionen zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne darauf an, wenn es hier Bedarf gibt.

Häufige allgemeine Fragen

Was versteht man unter eine E-Rechnung?

Seit 2025 gilt eine E-Rechnung als elektronische Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische elektronische Weiterverarbeitung der enthaltenen Rechnungsdaten und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nur dann, wenn sie den vorgegebenen technischen Standard einhält. Ein einfache per E-Mail versendete PDF-Datei wird nicht mehr als E-Rechnung anerkannt. Sie stellt eine elektronische Rechnung dar, genügt damit aber nicht den aktuellen Anforderungen!

In welchen Fällen kann die Anerkennung einer E-Rechnung abgelehnt werden?

Wenn technische Anforderungen nicht erfüllt sind, etwa bei einer fehlerhaften XML-Datei oder wenn Pflichtangaben in der Rechnung fehlen. Ggf. sind der konkrete Sachverhalt und mögliche Übergangsregelungen zu prüfen.

Wie prüfe ich, ob meine Rechnung gültig ist?

Prüffunktionen Ihrer Software zeigen Ihnen technische Fehler an. In der Regel weist die Software Sie auch darauf hin, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind und ob Beträge, Steuersätze sowie Empfängerdaten korrekt angegeben wurden. 

Mein Lieferant kann mir noch keine E-Rechnung senden. Wie gehe ich damit um?

Im B2B-Bereich sind Papier- und einfache PDF-Rechnungen noch bis Ende 2026 zulässig, wenn der Unternehmensumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, beziehungsweise bis Ende 2027, wenn der Vorjahresumsatz maximal 800.000 Euro betrug.

Für die Praxis bedeutet das, dass unter bestimmten Voraussetzungen vorerst auch andere Rechnungsformate akzeptiert werden können. Es muss aber geregelt sein, wie auch diese Rechnungen verarbeitet und archiviert werden. 

Wie und wie lange sind E-Rechnungen zu archivieren?

E-Rechnungen müssen i.d.R. acht Jahre elektronisch und revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass sie vollständig, unverändert, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und lesbar im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden müssen. Maßgeblich sind in Deutschland dabei insbesondere die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, also die GoBD. Der Ausdruck der PDF-Datei und die Ablage des Papiers in Ordnern genügt nicht! Es muss das XML-Format archiviert werden. 

Wie werden E-Rechnungen verarbeitet?

Eine E-Rechnung kann per Mail empfangen oder aus einem Onlineportal wie unserem ePostfach heruntergeladen werden. Damit die enthaltenen Rechnungsdaten weiterverarbeitet werden können, ist in der Regel eine Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System notwendig. Unsere Zahlungsverkehrssoftware BankingManager erstellt z.B. aus eingelesenen E-Rechnungen automatisch Überweisungsaufträge.

Wie kann ich selbst E-Rechnungen erstellen?

Unsere Buchhaltungssoftware VR Smart Guide unterstützt Sie bei der Rechnungserstellung und der Belegerfassung und liefert einen vollumfänglichen Finanzüberblick. Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zu einem kostenlosen Test finden Sie hier

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